Cosa è e come si effettua la conservazione digitale dei documenti informatici a norma

Conservare la documentazione informatica a norma: tutto quello che devi sapere

La conservazione digitale dei documenti: a cosa serve

L’evoluzione digitale ha comportato nuovi adempimenti e nuovi obblighi legati alla conservazione dei documenti aziendali. In particolare, quando si parla di conservazione digitale a norma, si fa riferimento a quel complesso di presidi e di disposizioni che consentono di assicurare la legalità piena e la validità ai sensi di legge ai documenti conservati digitalmente, che quindi, attraverso questo processo di conservazione, acquisisce la stessa efficacia giuridica di un documento tradizionale.
Molto spesso si sente parlare di conservazione elettronica dei documenti contabili (https://www.savinosolution.com/conservazione-digitale/), ma in realtà come vedremo questa disposizione riguarda ogni tipo di documento aziendale, e non solo le fatture.
Questo processo è stato introdotto dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (che richiama, per la conservazione, il rispetto delle linee guida dell’art. 43 del Decreto Legislativo 82 del 2005 e recenti modifiche), ed è previsto per garantire una efficiente archiviazione in assenza di carta.
La conservazione digitale quindi consente di conservare dei documenti in formato digitale procedendo alla contestuale eliminazione del corrispondente cartaceo, in quanto questo processo consente di garantire la reperibilità, affidabilità, autenticità e integrità documentale.
I vantaggi della conservazione dei documenti digitali non sono pochi: essa consente, ad esempio, di eliminare completamente l’archivio cartaceo (e di conseguenza aiuta a risparmiare spazio prezioso in azienda) e consente di garantire sempre la massima puntualità e correttezza, ai sensi di legge, nella conservazione dei documenti.
Ma questa pratica permette anche di risparmiare tempo nell’archiviazione, senza contare i consumi di carta e spazio, senza contare la maggiore velocità nel reperire la documentazione necessaria in caso di bisogno. Ma come si procede alla conservazione digitale a norma? Quali sono gli adempimenti da seguire?

Come procedere alla conservazione digitale a norma?

L’archiviazione del documento va effettuata su un supporto idoneo che garantisca la conservazione corretta. Ogni organizzazione aziendale è tenuta, ai sensi della legge, a predisporre un Manuale di conservazione, che illustra come è sviluppato il processo e quali sono le misure di sicurezza adottate. Va anche stabilito un responsabile della conservazione digitale che è la figura principale che deve garantire, in ogni azienda (anche eventualmente in outsourcing), la messa a terra di tutti i corretti processi atti a garantire la corretta gestione.
Il processo di conservazione digitale dei documenti prevede due step:

• la firma digitale, cioè una firma elettronica sui documenti digitali, che vale esattamente come la firma elettronica;
• una marca temporale, che consente di garantire in maniera univoca l’orario e la data in cui il documento è stato creato.

Questi due elementi consentono di garantire l’autenticità e affidabilità del documento, nonché il suo valore legale, che è lo scopo ultimo del processo di conservazione digitale a norma.
In seguito al buon esito della procedura di conservazione digitale a norma, è possibile eliminare il documento originale cartaceo in quanto la copia digitale è pienamente sostitutiva della prima.

Quali documenti vanno conservati digitalmente?

Ma quali sono i documenti che possono essere conservati digitalmente con questo processo?
Tutti i documenti possono essere conservati per mezzo del supporto digitale (non solo la conservazione sostitutiva dei documenti contabili, per i tempi previsti dalla legge ovvero 10 anni per la documentazione fiscale, ma anche altri documenti aziendali) ma non tutti gli speculari originali possono essere eliminati al termine della procedura (ad esempio i documenti originali unici non possono essere eliminati).
Ad esempio, i documenti che vanno conservati digitalmente sono.

• fatture elettroniche;
• la posta certificata o PEC;
• i contratti che hanno la firma digitale.

Per la restante documentazione che eccede questo perimetro (ad esempio pagamenti con modelli F23/F24, registri contabili, ricevute scontrini, bilanci, dichiarazioni fiscali, contratti e offerte commerciali e via dicendo), la conservazione digitale dei documenti è facoltativa, ma sempre consigliata per migliorare l’efficienza aziendale.